文档格式规范

Wangyihuai

文档格式规范

1.标题分级

文档标题一般最深到5级标题，这5级标题的格式应该通过“ ”→“ ”设置。标题一律设为自动更新，表1以正文为小四号字为例说明各级标题格式，若正文是5号字，则字号相应变动。

表1 标题格式列表									?
标题	例	中文字体	西文字体	字号	首行缩进	段前段后	对齐方式
标题1	1 内容	黑体	Arial	小二	不缩进	各0.5行		居中	?
标题2	1.1内容	黑体	Arial	三号	不缩进	各0.3行		左对齐	?
标题3	1.1.1内容	黑体	Arial	四号	不缩进	各0.2行		左对齐	?
标题4	1．内容	楷体	TimesNew Roman	四号	缩进2字符	各0.2行		左对齐	?
标题5	1) 内容	黑体	Arial	小四	缩进2字符	各0.2行		左对齐	?

注：(1)使用这种方法设置标题格式，是为了自动生成目录使用，一般生成到前三级。自动生成完的目录都会带有链接，同时按下“Ctrl+Shift+F9”可以去掉该链接；失去链接后的目录文字带有下划线，此时选中目录，然后按下“ ”即可去掉。目录格式也可以通过“ ”→“ ”设置。
(2)检查标题是否完整。最多生成到5级进行查看。
(3)标题末尾一定不要用标点符号。
2.表

(1)表标题在表体上方，与不能分开。表标题应设为自动更新。表标题格式字号应比正文字号小一号。
(2)表字格式单独设置。字号应比正文字号小一号。例如：宋体、Times New Roman、小五。注意表字行距、对齐方式、行高，不要太空。
(3)尽量使用三线表，即左、右及中间边线是空的。为了对齐可使用白颜色的的表线。样表见表1。
(4)正文中必须对文档中出现的表进行说明。
(5)注意表的对齐方式，尽量使用通栏表，如表1。
3.图

(1)文档中的图和图标题都必须放在四周边线是空白的表格中。注意：图标题放在图下方，图和图标题不是组合在一起的。表标题应设为自动更新。图字格式应单独设置。
(2)如果要使用word图时，不要直接在原文档中绘图，而是应该另外新建一个专门用来画图的文档，在这个文档中完成该图。然后再将该图复制后，通过选择“ ”中的“图片”进行粘贴，这样可放大缩小。注意图应设为“ ”。
(3)在word中画图时，若要在“ ”中插入文字时，必须设置文本框的内部边距上下左右均为0。
(4)如果要在文档中插入非word图，则必须将图所在的文件转换成PDF格式，然后将该PDF放大到400%时进行截图。截图若有边线或空边可通过设置图片 边距解决。
(5)正文中必须对文档中出现的图进行说明。
4.正文

(1)正文格式：字体：中文-宋体，英文-Times New Roman；字号：五号或小四；首行缩进2字符(中文)。可使用18-22磅固定行距。不自动更新。
(2)不使用自动编号系统！不使用“Tab”键！
(3)使用公式编辑器编辑的单独公式，行距使用“单倍行距”。
5.参考文献

参考文献按在正文中出现的先后次序列表于文后。文档的参考文献以[作者名 出版年]作为序号标识，如[2003王宜怀]、[2002Kegl]等。同时出现在正文与参考文献列表中。在撰写正式论文初稿的过程中，参考文献的标识方法与文档同。论文完成后，使用查找/替换方法，将文中的序号标识更换为正式序号，并对文后的参考文献的位置进行调整并排序。
文献类型标识：以单字母方式标识以下各种参考文献类型：专著[M]，论文集[C]，报纸文章[N]，期刊文章[J]，学位论文[D]，报告[R]，标准[S]，专利[P]；对于论文集中析出的文献，其文献类型标识用[A]；对于其他未说明文献类型，采用[Z]；对于数据库、计算机程序及电子公告等电子文献类型，使用[文献类型标识／载体类型标识]：如：联机网上数据库[DB／OL]，光盘图书[M／CD]，网上期刊[J/OL]，网上电子公告[EB/OL]；
格式举例：
(1)专著、论文集、学位论文、报告：[序号]主要责任者.文献题名[文献类型标识]．出版地：出版者，出版年，起止页码（任选）.
(2)期刊文章：[序号]主要责任者.文献题名[J]，刊名，年，卷（期）：起止页码.
(3)论文集中的析出文献：[序号]析出文献主要责任者.析出文献题名[A]．原文献主要责任者（任选）．原文献题名［C］ 出版地：出版者，出版年.析出文献起止页码.
(4)国际、国家标准：[序号]标准编号，标准名称[S]
(5)专利：[序号]专利所有者：专利题名[P]．专利国别：专利号，出版日期.
(6)电子文献：[序号] 主要责任者。电子文献题名[文献类型标识／载体类型标识]．电子文献的出处后可获得地址，发表或更新日期/引用日期（任选）.
6.其他

(1)列选中方法：按住“Alt”键的同时移动鼠标选中整列。
(2)一些特殊字符有中英文2种形式，如：αβγδμπ对比αβγθμπ。前者为英文形式，通过“ ”→“ ”→“ ”→“ ”→“ ”后，选择相应西文字符插入（必须注意：设置中英文字体不同）。
(3)大文档按章独立保存，小文档不分章。方法参阅：《Word 排版艺术》（侯捷著）“主文档视图”一节。
(4)上划线“ ”可通过公式编辑器方式解决，注意斜体与正体。要安装数学公式编辑器。
(5)若一些插入对象过高或过低，可固定行距，用字符升高或降低的方法解决。
(6)要安装PDF文件生成器，文档可生成PDF格式。
(7)正文不使用自动更新。
(8)注意“分节符”、“分页符”、“页眉”、“页脚”、“目录”等使用方法。